ÖKC fişi, POS slibi, bilgi fişi ve e-Arşiv fatura farkı

Mükellefin getirdiği bir deste kâğıtta dört belge türü de çıkabilir. Hepsi küçük, hepsi termal kâğıt, hepsinde bir tutar var. Ama muhasebedeki karşılıkları farklıdır: belgenin türü, harcamanın nasıl kaydedileceğini ve KDV'nin indirime konu olup olamayacağını belirler.

Yazar kasadan basılan, satışı kayıt altına alan fiştir. Mali belgedir. Üzerinde satıcının unvanı ve vergi kimlik numarası, tarih, fiş numarası, KDV oranlarına göre ayrılmış tutarlar ve KDV dahil toplam görünür.

Harcama işletmeyle ilgiliyse ve KDV fişte ayrıca gösterilmişse, fişteki KDV genel olarak indirime konu edilebilir. Fişin okunaklı olması önemlidir: termal kâğıt zamanla soluyabilir. Fotoğraf çekmek işi kolaylaştırır ama aslının yerini tuttuğu anlamına gelmez; hangi belgeyi nasıl saklayacağınızı mali müşaviriniz söyler.

Kartla ödeme yapıldığında banka cihazından çıkan belgedir. Ödenen tutarı, tarihi, işyerini ve kartın maskelenmiş numarasını gösterir. Neyin satın alındığı ve KDV'nin ne kadar olduğu yazmaz.

Slip, ödemenin kanıtıdır; satışın belgesi değildir. Bu yüzden tek başına KDV indirimi sağlamaz. Aynı harcamanın faturasını ya da yazar kasa fişini isteyin. Genellikle aynı gün ve aynı tutarda bir fiş ya da fatura vardır; slip onunla eşleştirilir ve ikisi ayrı ayrı gider olarak kaydedilmez.

Satışı belgelendirmeyen, mali değeri olmayan fiştir. Restoranda ödemeden önce masaya gelen hesap pusulası buna örnektir. Üzerinde çoğu zaman “mali değeri yoktur” gibi bir ibare bulunur.

Bilgi fişi tek başına KDV indirimi sağlamaz. Ödemeden sonra verilen yazar kasa fişini ya da faturayı bekleyin. Bilgi fişini mükellefin gider yığınına koymak, aynı harcamanın iki kez kaydedilmesine yol açabilir.

Bir istisna sık görülür: satış e-Arşiv faturayla belgelendiğinde yazar kasa, üzerinde “BİLGİ FİŞİ” ve “E-ARŞİV FATURA” yazan bir fiş basar. Bu fiş o faturanın kâğıt bilgisidir; asıl belge e-Arşiv faturadır ve fatura numarası (üç karakterlik seri, yıl ve dokuz haneden oluşan 16 karakter) fişte yazar. Böyle bir fişi adisyon gibi bir kenara ayırmayın; e-Arşiv fatura olarak değerlendirin.

Elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Çıktısı fiş gibi görünse de bir faturadır: satıcı ve alıcı bilgisi, mal ya da hizmetin cinsi, KDV oranı ve tutarı ayrıca yer alır. Çıktıda çoğunlukla bir karekod bulunur.

Aynı faturanın kâğıt çıktısı ile PDF'i aynı belgedir. Mükellef ikisini de gönderirse biri mükerrer kayıttır; tek belge olarak sayılmalıdır.

• Restoran: Masaya gelen hesap bilgi fişi olabilir. Ödemeden sonra yazar kasa fişi verilir; kartla ödediyseniz bir de slip çıkar. Üçü aynı harcamadır ve tek gider olarak kaydedilir.
• Market: Yazar kasa fişi harcamanın belgesidir. Kartla ödediyseniz yanındaki slip yalnızca ödemeyi gösterir.
• İnternetten alışveriş: Fatura çoğunlukla e-posta ile PDF olarak gelir. Bu genellikle bir e-Arşiv faturadır (alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura olabilir); kâğıt fiş gibi çekilmesi gerekmez, ama aynı faturayı iki kez göndermemek gerekir.

Üç örnekte de ortak kural aynı: harcamanın belgesini bulun, ödeme kaydını ve bilgi fişini onunla eşleştirip bir kez sayın.

• Slip ya da bilgi fişi geldiyse harcamanın asıl belgesini isteyin; yoksa “belge eksik” diye not düşün.
• Aynı harcamaya ait slip, fiş ve fatura birlikte gelirse hepsini ayrı gider saymayın; biri yeter.
• Üzerinde KDV oranı ve tutarı ayrıca gösterilmeyen belgeyi KDV indirimi için hazır saymayın; mali müşavirinize sorun.
• Emin olmadığınız belge için KDV indirimi yapmadan önce mali müşavirinize danışın.

Fotoğraftaki belgenin türünü ayırır: ÖKC fişi, POS slibi, e-Arşiv fatura, e-Fatura, akaryakıt fişi, bilgi fişi ya da diğer. POS slibinde ve bilgi fişinde “KDV indirimi için fatura ya da yazar kasa fişi gerekir” notunu düşer; KDV ön hazırlığı listesine yalnızca mali belgeleri alır.

Belge türü de yanlış ayrılabilir; hangi alanın ne kadar doğru okunduğunu doğruluk ölçümünde alan alan görebilirsiniz. Bu yüzden hiçbir fiş siz onaylamadan onaylı sayılmaz; türü ve KDV'yi fişin görseliyle yan yana kontrol edersiniz. Özelliklerin tamamı için Özellikler sayfasına bakabilirsiniz.