Mali müşavir için ay sonu fiş toplama düzeni

Mükellef fişleri cüzdanda, torpido gözünde, ceket ceplerinde biriktirir. Ay sonunda hepsini bir poşete koyup getirir. O sırada siz de dönem hazırlığındasınız. Poşetten şunlar çıkar: solmuş termal fişler, kime ait olduğu belli olmayan slipler, iki kez gelmiş aynı fatura ve eksik kalmış belgeler.

Sorun fişin kendisinde değil, birikmesinde. Düzenin amacı işi küçük parçalara bölmek: her fiş harcama günü fotoğraflanır, kontrol haftaya yayılır, ay sonunda geriye yalnızca eksikleri tamamlamak ve dışa aktarmak kalır.

1. Mükellef fişi o gün fotoğraflar. Her mükellefe kendi hesabını açın. Telefondan, Android uygulamasından ya da tarayıcıdan fotoğraf yükler; birkaç fişi yan yana koyup tek karede de çekebilir. Mükellef yalnızca kendi fişlerini görür.
2. Haftada bir kontrol edin. Listede önce “Kontrol gerekli” olanlara bakın. Her değeri fişin görseliyle yan yana doğrulayın, düzeltin, onaylayın. Bir haftalık fiş, ay sonu yığınından çok daha hızlı biter.
3. Ay kapanışından önce eksikleri arayın. Fiş yüklememiş ya da az yüklemiş mükellefleri listeden görün; hazır hatırlatma mesajıyla onlara ulaşın.
4. Onaylı fişleri dışa aktarın. Mükellef ve dönemi seçin, muhasebe programınızın içe aktarma düzenine uygun sütunlarla Excel ya da CSV alın. KDV ön hazırlığı için indirilecek KDV listesi düzeninde bir çıktı da vardır.

Düzenin işleyip işlemediğini ölçmek kolaydır: ay sonunda kontrol bekleyen fişler hâlâ yüzlerceyse haftalık kontrol aksıyor demektir. Takip edeceğiniz rakam yüklenen fiş sayısı değil, kontrol bekleyen fiş sayısıdır.

Mükellef muhasebe bilmek zorunda değil; talimat kısa olmalı. Şu beş cümle çoğu zaman yeter:

• Fişi aldığınız gün çekin.
• Fişin tamamı görünsün; köşeleri kırpmayın.
• Yazı okunuyor mu diye ekrana bakın; okunmuyorsa yeniden çekin.
• Aynı fişi iki kez yüklemeyin.
• Fişin kendisini atmayın; fotoğraf göndermek aslını saklamanın yerine geçtiği anlamına gelmez.

Hangi belgenin ne kadar saklanacağı mevzuata göre değişir; bunu mükellefinize mali müşaviri söylemelidir. Hangi belgelerin KDV indirimine dayanak olduğunu mükellefe anlatmak için belge türleri rehberini paylaşabilirsiniz.

• Toplam: matrah ile KDV'nin toplamı, fişin toplamını veriyor mu? (KDV nasıl ayrılır)
• Tarih: fiş doğru döneme mi ait? Tarihi okunamayan fiş dönem dışında kalabilir.
• Vergi kimlik numarası: satıcının numarası geçerli görünüyor mu?
• Belge türü: slip ya da bilgi fişi mi? Öyleyse KDV indirimi için asıl belge gerekir.
• Mükerrer: aynı fiş ikinci kez gelmiş mi?
• Güven: okuma emin değilse kontrol edilmeli.

Yevmo bu kontrollerin çoğunu kendisi yapar ve sorunlu fişi nedeniyle birlikte işaretler. Uyarısı olmayan fişleri tek seferde onaylayabilirsiniz; uyarılı fişler listede kalır ve tek tek bakmanızı bekler. Hiçbir fiş siz onaylamadan “Onaylandı” olmaz.

• Haftalık (yarım saat): Yeni gelen fişleri kontrol edin, uyarısızları toplu onaylayın, uyarılıları tek tek açın.
• Ay ortası: Fiş yüklememiş mükellefleri listeleyin ve hatırlatın.
• Ay sonu: Kalan fişleri tamamlayın, onaylı fişleri mükellef bazında dışa aktarın, KDV ön hazırlığı kontrol listesine bakın.

Bu takvim her ofise uymayabilir; mükellef sayınıza göre haftalık kontrolü günlere bölebilirsiniz. Önemli olan fişlerin ay sonuna kadar beklememesidir. Düzeni önce birkaç mükellefle başlatın, işlediğini gördükten sonra diğerlerine yayın.

• Mükellef yine de ay sonunda getiriyor: Fotoğraf çekme ve yükleme işini mükellefin yerine ofiste yapabilirsiniz; ofis her mükellef adına fiş yükleyebilir.
• Fotoğraf okunamadı: Mükelleften fişi daha net çekmesini isteyin. Okunamayan fiş için ayrıca ücret çıkmaz.
• Aynı fiş iki kez yüklendi: Mükerrer olarak işaretlenir; siz yalnızca birini onaylarsınız.

Ofis aboneliği ayda 1.250 ₺ (KDV dahil) ve fiş okuma sınırsızdır: on mükellefin her biri ayda 40 fiş de yüklese 400 fiş de ücret aynı kalır. E-postanızı doğrulayan yeni ofis 20 fişi ücretsiz okutur, kart istenmez; önce birkaç mükellefinizle deneyebilirsiniz. Güncel fiyatlar için Fiyatlar sayfasına bakın.