Fiş okuma programı nasıl seçilir? 9 soru

Fiş okuma programlarının tanıtım sayfaları birbirine benzer: fotoğrafı çekin, yapay zekâ okusun, Excel'e alın. Fark, ofisinizin gerçek işinde ortaya çıkar: solmuş termal fişte, üç oranlı market fişinde, aynı fişi iki kez gönderen mükellefte, muhasebe programınıza aktarırken kayan sütunda.

Aşağıdaki dokuz soru bu farkları görünür kılmak için. Her soruda neye bakmanız gerektiğini ve Yevmo'nin bu konuda ne yaptığını ayrı ayrı yazdık; ürünün tamamı için fiş okuma programı sayfasına bakabilirsiniz.

Tek başına bir yüzde az şey söyler. Sorulacak olan, o yüzdenin nasıl çıktığıdır: hangi fişlerle, kaç fişle ve neyin sayıldığıyla. Temiz, düz çekilmiş örnek fişlerle ölçülen oran, mükelleften gelen buruşuk fişte tekrar etmeyebilir.

• Gerçek fişle mi ölçüldü? Termal, solmuş, eğik çekilmiş fişler ölçümde var mı?
• Alan bazında mı? Firma adı, vergi kimlik numarası, tarih, fiş numarası, KDV ve toplam ayrı ayrı mı sayıldı, yoksa yalnızca “fiş okundu” mu denildi?
• Yanlışlar yazılmış mı? Hangi alan, hangi koşulda yanlış okundu?
• Şüpheli fiş işaretleniyor mu? Program emin olmadığı fişi size söylüyor mu?

Yevmo'nin ölçümünde 50 gerçek fişte 416 alanın 413'ü doğru okundu (%99,3). Örnek küçüktür ve bu oran sizin fişleriniz için söz değildir; yöntem, alan alan sonuçlar ve yanlış okunan alanlar Doğruluk sayfasında.

Mükellef fişleri masaya yan yana dizip tek kare çekmek ister. Program bu karede her fişi ayrı bulamıyorsa ya fişler tek tek çekilir ya da iki fiş tek kayıt olur. İkisi de iş yükü demektir.

Sorun: kaç fiş olduğunu kendisi buluyor mu, her fiş ayrı kayıt oluyor mu, bulamadığı fişi size söylüyor mu? Yevmo'de aynı karedeki her fiş ayrı bulunur, ayrı okunur ve ayrı kayıt olur.

Bir market fişinde %1, %10 ve %20 oranlı ürünler birlikte olabilir. Programın yalnızca toplam KDV'yi değil, her oranın matrahını ve KDV'sini ayrı okuması gerekir; yoksa KDV ön hazırlığında oranları elle ayırırsınız.

Bir de tutarlılık kontrolünü sorun: matrahlar ile KDV'lerin toplamı fişin toplamını veriyor mu, vermiyorsa fiş işaretleniyor mu? Hesabın kendisi için fişte KDV nasıl ayrılır yazısına bakabilirsiniz.

Aynı fiş iki kez gelir: mükellef unutup yeniden yükler, bir fotoğrafı WhatsApp'tan bir de uygulamadan gönderir, e-Arşiv faturanın hem çıktısını hem PDF'ini yollar. Mükerrer belge listeye girerse aynı KDV iki kez indirilir.

Sorun: mükerrer fiş otomatik işaretleniyor mu ve mükerrer fiş için ücret alınıyor mu? Yevmo'de daha önce yüklenmiş fiş mükerrer olarak işaretlenir; birini siz onaylarsınız.

Fişler ay sonunda poşetle geliyorsa okuma ne kadar hızlı olursa olsun ay sonu sıkışır. Mükellefin fişi harcama günü telefondan yükleyebilmesi işi aya yayar.

• Her mükellefin ayrı hesabı var mı, yalnızca kendi fişlerini mi görüyor?
• Telefonda kurulum gerektirmeden çalışıyor mu?
• Mükellef ya da kullanıcı sayısı arttıkça ek ücret çıkıyor mu?

Yevmo'de her mükellef kendi hesabıyla yükler ve yalnızca kendi fişlerini görür; mükellef ve kullanıcı sayısı sınırsızdır. Geçişin nasıl yapılacağı mükellef fişini nasıl gönderir yazısında.

Okunan veri muhasebe programınıza girmediği sürece iş bitmiş sayılmaz. Excel ya da CSV çıktısı olması yetmez; sütunların sizin programınızın içe aktarma düzenine uyması gerekir.

• Hangi sütunların geleceğini ve sırasını seçebiliyor musunuz?
• Bu düzeni şablon olarak kaydedip her ay aynı dosyayı alabiliyor musunuz?
• Tarih ve tutar biçimi (virgül, nokta) programınızla uyuşuyor mu?
• KDV ön hazırlığı için ayrı bir çıktı var mı?

Denerken örnek dosyayı gerçekten muhasebe programınıza aktarın; sorunların çoğu orada çıkar. Yevmo onaylı fişleri mükellef ve dönem seçerek Excel ya da CSV olarak verir, sütun düzeni şablon olarak kaydedilir. KDV beyannamesi ön hazırlığı için İndirilecek KDV listesi düzeninde bir çıktı da vardır. Ayrıntılar Özellikler sayfasında.

İki model yaygın: fiş başına ödeme ve aylık sabit ücret. İkisinin de artısı ve eksisi var; hangisinin size uyduğu fiş hacminizin ne kadar dalgalandığına bağlı.

• Aylık sabit ücret: Bütçesi kolay tahmin edilir; yoğun ayda fatura büyümez. Ama az fiş gelen ayda da aynı ücreti ödersiniz; kullanım koşullarında bir üst sınır ya da adil kullanım maddesi olup olmadığını okumak gerekir.
• Fiş başına ödeme: Kullanmadığınız ay için ödemezsiniz, mevsimsel dalgaya uyar, maliyet mükellef başına izlenebilir. Ama her fiş bir maliyettir; yoğun ay faturası büyür, aylık hacminizi kabaca bilmeniz gerekir.

Hangisini seçerseniz seçin şunu sorun: okunamayan ve mükerrer fiş için de ödüyor musunuz? Yevmo'de aylık sabit ücret vardır ve fiş okuma sınırsızdır: ofis aboneliği ayda 1.250 ₺, yıllık ödemede ayda 999 ₺ (KDV dahil); fiş sayısı ne olursa olsun ücret aynıdır. Güncel fiyatlar Fiyatlar sayfasında.

Fişte satıcının unvanı, vergi kimlik numarası, bazen alıcının adı ve kart numarasının bir kısmı bulunur. Bu verinin nerede saklandığını ve okunurken kime gittiğini bilmek, mükellefinize karşı sorumluluğunuzun parçasıdır.

• Veriler hangi ülkede, hangi sağlayıcıda saklanıyor?
• Fotoğraf okunmak için hangi hizmete gönderiliyor? Yurt dışına aktarım varsa aydınlatma metninde yazıyor mu?
• Bir ofisin verisi başka bir ofisten nasıl ayrılıyor?
• Hesap kapanınca veriler ne oluyor?

Yevmo'de veriler Avrupa'da (Frankfurt) Supabase sunucularında saklanır; her ofisin verisi satır düzeyi güvenlik kurallarıyla ayrılır. Fişin okunması için fotoğraf, OpenRouter aracılığıyla bir yapay zekâ modeline iletilir. Ayrıntılar Gizlilik ve KVKK sayfasında.

Programı seçmenin en sağlam yolu, ayın en zor fişlerinden bir desteyle denemektir: solmuş termal fiş, üç oranlı market fişi, akaryakıt fişi, e-Arşiv çıktısı, yan yana dizilmiş birkaç fiş. Sonuçları fişlerle tek tek karşılaştırın ve çıktıyı muhasebe programınıza aktarın.

Yevmo'de kayıt olmadan tek bir belgeyi deneme sayfasında okutabilirsiniz. Kayıt olup e-postanızı doğrularsanız 20 fişi ücretsiz okutursunuz; kart istenmez, kendi mükelleflerinizin fişleriyle denersiniz.

Karşılaştırdığınız her program için aşağıdaki tabloyu doldurun. “Bilmiyorum” kalan satır, satıcıya sorulacak sorudur.

• Okunan değerleri yine kontrol etmem gerekir mi? Evet. Okuma otomatiktir ve hata yapabilir. Program size zaman kazandırır; son kontrol mali müşavirdedir. Yevmo'de hiçbir fiş siz onaylamadan onaylı sayılmaz.
• POS slibi ve bilgi fişi de okunur mu? Okunur, ama ikisi de tek başına KDV indirimi sağlamaz. Programın belge türünü ayırıp ayırmadığını sorun; ayrım için belge türleri rehberine bakabilirsiniz.
• Hangi muhasebe programıyla uyumlu? Programdan çok dosya düzeni önemlidir. Excel ya da CSV'yi programınızın beklediği sütunlarla alabiliyorsanız aktarım yapılabilir; bunu denemede doğrulayın.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır, mevzuat yorumu ya da vergi tavsiyesi değildir. Mevzuat değişebilir; uygulamadan önce GİB'in güncel duyurularını ve mali müşavirinizin görüşünü esas alın.