İndirilecek KDV listesi nedir, nasıl hazırlanır?

KDV beyannamesinde indirilecek KDV tek bir toplam olarak görünür. İndirilecek KDV listesi bu toplamın arkasındaki belgeleri tek tek gösterir: hangi tarihte, kimden, hangi belgeyle, ne kadar KDV ödendiği.

GİB'in İnternet Vergi Dairesi kılavuzu bu listeyi KDV iade taleplerinde gönderilmesi gereken listeler arasında sayar. Kılavuza göre listedeki belgelerin toplamı, beyannamedeki “Bu Döneme Ait İndirilecek KDV” bölümündeki tutarlarla uyumlu olmalıdır. Liste, GİB'in örnek Excel dosyasına uygun hazırlanıp sisteme yüklenebilir ya da belgeler tek tek girilebilir.

İade talebi olmayan bir dönemde listenin ayrıca istenip istenmediğini ve beyannameyle nasıl verileceğini GİB'in güncel duyurularından kontrol edin; bu konuda kesin bir hüküm yazmıyoruz. İade olmasa da aynı düzen işe yarar: beyannameden önce alış belgelerini satır satır görmek, eksik ve mükerrer belgeyi yakalamanın en kısa yoludur.

GİB'in örnek dosyasında sütunlar aşağıdaki sıradadır. 2 Temmuz 2024 tarihli duyuruyla, 2024/06 döneminden itibaren tevkifatlı faturalar için üç sütun eklenmiştir.

Bazı iade türlerinde İndirilecek KDV listesinin yanında bir de Yüklenilen KDV listesi istenir. Bu liste, iade hakkı doğuran işleme yüklenilen KDV'yi gösterir ve “yüklenim türü” gibi ek sütunlar içerir: doğrudan yüklenim, genel giderler ya da amortismana tabi iktisadi kıymet.

Kılavuza göre Yüklenilen KDV listesindeki belge bilgileri, İndirilecek KDV listesindeki bilgilerle aynı olmalıdır. Bu yüzden önce İndirilecek KDV listesini temiz kurmak, iade dosyasının geri kalanını da kolaylaştırır. Hangi iade türünde hangi listenin istendiğini mali müşavir belirler.

1. Toplama: Dönemin alış belgelerini bir araya getirin: yazar kasa fişleri, akaryakıt fişleri, e-Arşiv ve e-Faturalar. Fişleri ay sonunda değil, harcama günü toplamak bu adımı kısaltır.
2. Ayıklama: POS slibi ve bilgi fişi tek başına KDV indirimi sağlamaz; listeye girmez. Ayrım için belge türleri rehberine bakın.
3. Okuma: Her belgeden tarih, belge numarası, satıcının unvanı ve VKN'si, oranlara göre matrah ve KDV ile toplam alınır. Elle yazılabilir ya da bir fiş okuma programı ile okunabilir.
4. Kontrol: Her değer belgenin görseliyle karşılaştırılır. Matrahlar ile KDV'lerin toplamı belgenin toplamını vermelidir; hesap için fişte KDV nasıl ayrılır yazısına bakın.
5. Excel: Kontrol edilen belgeler, GİB'in örnek dosyasındaki sütun sırasıyla Excel'e aktarılır. Her satıra bir belge gelir; farklı oranlar aynı satırda toplanır.
6. Mutabakat: Listenin KDV toplamı, beyannamedeki indirilecek KDV ile karşılaştırılır. Fark varsa eksik ya da mükerrer belge aranır.

• Tarih ya da belge numarası eksik: Solmuş termal fişte tarih ve fiş numarası okunmaz hâle gelebilir. Bu alanlar boş kalan belge listede eksik satır demektir; mükelleften belgenin aslını isteyin.
• KDV oranı yanlış: Market fişinde %1, %10 ve %20 oranlı ürünler bir arada olabilir. Oranlar karışırsa matrah ve KDV de yanlış çıkar.
• Mükerrer belge: Aynı fiş iki kez yüklenmiş, aynı e-Arşiv faturanın hem çıktısı hem PDF'i gelmiş ya da slip ile fiş ayrı ayrı yazılmış olabilir. Aynı belge listede bir kez yer almalıdır.
• Oranlara göre bölmek: Farklı oranlı kalemleri olan belge birden çok satıra bölünmez; kılavuza göre tek satırda toplanır.
• Seri alanını doldurmak: ÖKC fişinde ve e-belgede seri alanı yoktur; fiş numarasını seri sütununa yazmayın.
• ÖKC fişinde 1111111111: Bu numara ithalat ve tam tevkifat gibi özel durumlar içindir; kılavuza göre yazar kasa fişlerinde VKN yerine kullanılmaz. Satıcının gerçek VKN'sini yazın.

Bir de fatura düzenleme sınırı var. Vergi Usul Kanunu'ndaki sınırı aşan alışlarda fatura alınması gerekir ve bu sınır her yıl yeniden belirlenir. Sınırı aşan bir harcama yalnızca yazar kasa fişiyle geldiyse gider ve KDV indirimi açısından mali müşavirinizle değerlendirin; güncel tutarı GİB'in o yıl için yaptığı duyurudan kontrol edin.

Kılavuz, kayıtlarını muhasebe fişleriyle yürüten işletmeler için bir kolaylık tanır: muhasebe fişine kaydedilmiş yazar kasa ve perakende satış fişleri tek tek yazılmak yerine o muhasebe fişinin bilgisiyle listeye girilebilir. Bu durumda satıcının VKN alanına “3333333333” yazılır.

Bu kolaylığın sınırı vardır: bu yolla girilen belgelerin toplam KDV'si, listenin toplam KDV tutarının %5'ini aşamaz. Faturalar ise her durumda ayrı ayrı yazılır. Kolaylığın güncel koşullarını kullanmadan önce kılavuzun son sürümünden kontrol edin.

Yevmo'de raporlardaki “KDV ön hazırlığı” ekranında mükellefi ve ayı seçersiniz. Rapora yalnızca onaylanmış, mükerrer olmayan, tarihi o aya düşen ve KDV'si olan mali belgeler girer: yazar kasa fişi, akaryakıt fişi, e-Arşiv fatura ve e-Fatura. POS slibi ve bilgi fişi girmez.

• Özet: KDV oranlarına göre belge sayısı, matrah ve KDV.
• İndirilecek KDV Listesi: GİB örnek dosyasının sütun sırası ve yerleşimiyle Excel sayfası. Seri ÖKC fişinde ve e-belgede boş bırakılır, e-belge numarasındaki baştaki sıfırlar atılır, tarih GG.AA.YYYY yazılır.
• Kontrol edilecekler: Tarihi olmayan, onaylanmamış ya da mükerrer belgeler; satıcının VKN'si eksik ya da geçersiz, belge numarası eksik, KDV satırlarının toplamı fişteki KDV'yi tutmayan belgeler nedeniyle birlikte ayrı sayfada listelenir.

Sınırlarını da açıkça yazalım: miktar sütunu fişten okunmadığı için boş bırakılır. Tevkifatlı faturalar, ithalat ve gümrük giriş beyannamesi, sorumlu sıfatıyla beyan edilen KDV kapsam dışıdır; bu sütunlar boş gelir ve mali müşavir tarafından tamamlanır. Çıktı bir ön hazırlıktır; beyanname ve içeriği mali müşavirin sorumluluğundadır.

Okumanın doğruluğu ve ölçüm yöntemi Doğruluk sayfasında, raporların tamamı Özellikler sayfasında. Kendi fişlerinizle denemek için kayıt olmadan deneme sayfasını kullanabilirsiniz.

• Yazar kasa fişi listeye girer mi? Mali belge olduğu ve KDV'si ayrıca gösterildiği için girebilir; seri sütunu boş bırakılır ve satıcının gerçek VKN'si yazılır.
• Önceki aya ait bir belge bu ayın listesine girebilir mi? Kılavuza göre belgenin tarihi değiştirilmez; indirim hakkının kullanıldığı dönem sütununa belgenin deftere alındığı dönem yazılır. Hangi belgenin hangi dönemde indirileceğine mali müşavir karar verir.
• Listeyi elle mi hazırlamalıyım? Belge sayısı azsa İnternet Vergi Dairesi'nde tek tek girilebilir. Belge çoksa örnek dosya düzeninde hazırlanmış Excel'i yüklemek daha hızlıdır.

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır, mevzuat yorumu ya da vergi tavsiyesi değildir. Mevzuat değişebilir; uygulamadan önce GİB'in güncel duyurularını ve mali müşavirinizin görüşünü esas alın.